LØSNINGEN OG PROCESSEN TIL DEN OFFENTLIG BRANCHE
TimeOut leverer de værktøjer, som skaber overblik og indsigter både for projektlederen, for afdelingsledere og den enkelte medarbejder. Rapporten leverer også overblik over hele afdelinger eller hele organisationen, så det totale kapacitets behov er synligt for ledelsen.
DriftWeb kunder
Budget/økonomi opfølgning på opgaver/kategorier samt samlet overblik over alle timer pr. medarbejder.
Processen
Processen fra timeregistrering til samlede opgørelser for et team til en afdeling til en forvaltning. Samt tilpasninger af tidsforbrug pr. opgave og/eller pr. medarbejder. Før: 1 uge – nu ½ dag.
MiljøWeb kunder
Budget opfølgning ift. ressourcer og kapacitet samt forecast af opgaver/timer pr. medarbejder
De danske kommuner
I dag bruger flere kommuner vores løsning. Fx benytter en kommune TimeOut til at sende udførte opgaver til TimeOut, hvor timer brug på ”Transport” fordeles automatisk og derefter godkendes, til fakturering. Det sparer denne kommune for 4 dages arbejde pr. måned.
MiljøWeb
Integrationen mellem TimeOut og MiljøWeb sikre, at de timer der registreres i MiljøWeb automatisk sendes over i TimeOut, så medarbejderen har fuldt overblik over deres dag/uge/måned og alle deres timer. Medarbejderen skal IKKE taste dem igen, med andre ord undgås dobbelt arbejde, manuelle opgaver og færre fejl.
Dertil kommer, at ledelsen og medarbejderen har alle sine registreringer samlet et sted: MiljøWeb opgaver, miljø projekter, interne opgaver m.m.
Flere organisationer bruger en del tid og andre ”systemer” til planlægning og rapportering (efterkalkulation). TimeOut tilbyder en nem og simpel planlægnings og rapporterings løsning samlet et sted.
TimeOut et web system, som giver muligheden for at registrere tid når som helst, og hvor som helst.
TimeOut har også en mobil løsning, som er standard i TimeOut grundmodulet, der giver yderligere fleksibilitet til timeregistering.
”Problematikken” om for mange projekter eller for få medarbejdere ift. budgetter og målsætninger, løses med funktioner til forecast, allokering og kapacitet overblik. Dvs. budget opfølgning ift. ressourcer og kapacitet samt forecast af opgaver/timer pr. medarbejder.
Live fremvisning
Vi kommer gerne ud og viser TimeOut og forklarer om vores løsningner samt hvordan vi kan
integrerer jeres processer og planer så i får den bedste løsning til jeres behov.
Vores løsning
Vagt plan
TimeOut håndtere planlægning af hvem der på vagt hvornår samt om der er fravær, dels planlagt (ferie, feriefri, omsorgsdage, seniordage m.m.) samt opstået fravær (sygdom, barn syg, afspadsering, fri m.m.)
Extern data
Data fra bl.a. DriftWeb og/eller TopDesk, og de opgaver der udføres via disse systemer, sendes over til TimeOut, hvor medarbejdernes øvrige tid på projekter, interne opgaver og fravær registreres.
Håndtering af data
Processer ifm. godkendelse, forædling af data eller opskrivning af fx fakturerbare ydelser. TimeOut er fleksibelt til at håndteres alt slags data.
Tjek ind / Tjek ud
For Rengøring, skulle medarbejderen blot ”tjekke ind” på mobilen på første opgave, for så at vises MØDT, på en infoskærm. Når sidste opgave var afsluttet, blev medarbejderen ”tjekket ud”.
Dobbeltarbejde
Da processerne ifm. PRISME er tunge og ofte skifter ”hænder”, går der meget tid med dobbelt arbejde og genindtastninger.
Overblik
TimeOut skaber overblik for teamlederen, og valgte medarbejder (hvis de må se det), på tværs af teams samt om der var fravær, der skulle håndteres, enten ved at indsætte en vikar, tilbyde ekstra vagt og information til ”kunden”.
Kontakt
Skriv til os for en uforpligtende præsentation eller snak om dine behov.