Prioritér dine e-mails og blive mere produktiv
Outlook
I flere år har jeg undervist i Microsoft Office pakken, specielt Outlook, som rigtig mange mennesker benytter hver dag, ja faktisk hver time, minut eller helt forfærdeligt, hvert sekund. Og netop denne fokus har givet anledning til, at jeg har delt min erfaring ved at bruge de 4 D’er i forbindelse med mine e-mails – og prioritering af disse.
Tip og tricks til at udnytte Outlook bedre, kan i sig selv gøre en stor forskel, men der skal en grundlæggende ændring af vaner til at “bryde ud af Indbakken”.
Vi er født nysgerrige og når en ny mail modtages, og en lille pop-up i højre hjørne dukker frem, så klikker vi straks, for at se, hvad det handler om. Med andre ord bliver vi konstant forstyrret og hevet ud af den opgave eller tankeproces vi er i gang med.
Det første man skal gøre, er at slå denne pop-up fra, eller efter min mening, alle markering i forbindelse med at modtage en e-mails. (lyd, musse-markør, ikon i taskbar og desktop pop-up).
Derefter bruges de 4 D’er til at prioritere sine e-mails og dermed optimere sin tid og opgaver.
D – Delete. Hvis det er en e-mail som absolut ikke er relevant eller interessant, så slet den. Der er ingen grund til at have information liggende og forstyrre eller flyde op.
Sletning udføres med det samme, inden man går videre til næste e-mail.
D – Delegate. Er e-mailen egentlig til dig? Eller faktisk til en anden (kollega). Hvis den ikke er til dig, så kom af med den i en fart. Husk at give afsender besked, hvis det 1. giver mening 2. hvis du ønsker at være serviceminded. Delegering udføres med det samme, inden man går videre til næste e-mail.
D – Do It. Er e-mail’en til dig, så vurdér om den tager 2-5 minutter at udføre/besvare. Hvis det er tilfældet så Gør Det – med det samme. Så er den ude af verden og man kan komme videre. Udførsel/besvarelse sket med det samme, inden man går videre til næste e-mail.
D – Defer. E-mails som er relevante eller interessante (viden eller information) men som 1. tager mere end 5 minutter at udføre eller besvare eller 2. er noget man gerne vil læse senere, men ikke er relevant for ens arbejde lige nu. Disse e-mails kategoriseres som opgaver, og planlægges til et bestemt tidspunkt for udførsel.
Kopiér evt. e-mail til kalenderen i et tidsrum, hvor der er plads og som passer til den tid det vil tage at udføre opgaven. Alternativt, kan Tasks benyttes eller andre “huskelister”.
Hvis e-mail indeholder interessant information, som man gerne vil læse senere, kan den fx kopiers ned i en separat folder.
“Konvertering” til en opgave/kopiering til anden folder sker med det samme, inden man går videre til næste e-mail.
Når alle e-mails har været igennem de 4 D’er, kan dagens dont påbegyndes.
Ligesom det har hjulet mig og mange kursister, håber jeg de 4 D’er vil hjælpe dig med prioritering og mere overskud, fokus og mindre stress. Husk det er dig som bestemmer over din indbakke, ikke omvendt.
